違法にならないための安否確認訓練と従業員の登録

安否確認の手段を複数確保しておくと、有事の際は有効と言われています。

社用携帯にのみメールが届いたり、災害用のアプリが入っていると、いざ災害が起きた時に会社に携帯を置いて帰ってしまったり、充電ができていなかったりした場合に安否回答をしてもらえません。

企業としては個人携帯への登録も進めていきたいところですが、従業員から「休みの日も連絡がくるのか？」「個人情報を登録しなければいけないのか？」といった不満が寄せられる可能性があります。違法性を疑問視する声も挙がるかもしれません。

本記事ではそんな従業員も納得できる安否訓練方法や運用方法について解説します。

訓練は業務時間内にやるより、業務時間外の時に行ったほうがより現実的で価値があると考える企業も多いでしょう。

ただ、従業員からすると、「業務時間外に個人携帯に連絡が来るなんてありえない」と感じるかもしれません。

従業員に対して労働時間外に、安否確認訓練メールを送り回答してもらうことは違法になるのでしょうか？

結論としては違法ではありません。

安否確認は、性質上就業時間内に限り行うものではなく、休日・休暇中等の従業員も含め安否の状況を確認するためのものです。 また休日や時間外とはいえ、呼び出して拘束するものではなく、数秒で行えるメール送受信のみなので、残業等の扱いは不要と考えてもよさそうです。

安否確認訓練は労働時間外に行っても違法ではありませんが、回答は強制ではなく『状況に応じて回答に協力して下さい』と、お願いする形をとると従業員側も回答しやすくなるでしょう。

強制や義務になってしまうと、従業員の意識も変わってしまいます。

休日にいつ配信がくるのか？すぐ回答しなくては！と待ち構えていたら、心も身体も休まりません。

したがって、回答は強制ではなく任意とし、配信する時間を事前に告知したり、回答期限を長く設定したりと、配信側が回答率を高めるために工夫するのが良いでしょう。

休日の訓練に回答できなかった人にマイナス評価を与えたり、ペナルティを科したりすることは避けた方が良いでしょう。

万が一、「返信しなかった」や「訓練を拒否した」といった行動が、罰則を科したり人事考課に影響させたりする場合は、「強制」と考えられ法に抵触する可能性があります。

強制であれば賃金が発生しますので、就業規則等への未記載や賃金未払いなんてことも考えられます。
あくまでも、会社で行う訓練に協力してもらう体制がいいでしょう。

従業員にとって個人情報の取り扱いはデリケートな問題で、嫌がられることが多いです。昨今では逆に企業側が個人情報の保持を嫌がるケースも増えています。個人所有の携帯番号などの個人情報は登録が必要なのでしょうか？

個人情報の提供に関して従業員はデリケートです。個人の携帯電話の情報を会社に教えなければならない状況は嫌がられることが多いでしょう。

ただ、会社支給の携帯だけでなく、普段から連絡が取れる個人携帯の使用も、有事の際は大事な連絡手段となります。連絡手段は複数確保しておくのが理想です。強制はできませんが、使用目的がはっきりしているため、しっかりとした説明をし、同意のうえで登録をしてもらいましょう。

個人情報の提供に対してどうしてもネガティブな意見が多い場合、メールアドレス不要で登録できる安否確認システムの導入がおすすめです。

弊社が提供している安否確認システム『安否コール』は、アプリ登録の場合はメールアドレスの登録も不要で、最低限の個人情報（氏名）で登録可能です。

従業員にとっては、ほとんどアプリをインストールするだけで良いので、特にデメリットもありません。安否確認システム『安否コール』なら理解を得やすいでしょう。

登録も訓練もできることなら、社員全員が登録し訓練に参加してくれることが望ましいですよね。

しかし、強制的に訓練を実行したり、個人情報の提出をさせたりすると従業員が不満に感じてしまうかも知れません。お互いに強制ではなく、協力する体制で安否確認システムを運用していければ、

災害時もスムーズな連携を取っていけるでしょう。