安否確認システムのメリットとは何か？企業の導入目的についても併せて解説！

災害発生時、従業員や家族の安否状況を把握したい

災害発生時に何よりも早く確認したいのがご家族や社員の安否状況ではないでしょうか？ そこで安否確認システムを活用することにより、的確にかつスムーズに安否確認を行うことができます。安否確認システムには連絡が取り合える機能が搭載されたモデルもあるので、瓦礫に挟まってしまったりして身動きが取れない場合でも迅速に連絡を取り合う事ができます。

近年ではウェアラブルウォッチに対応したモデルも出てきており、より連絡が密接に取れる環境が整ってきています。 しかし、やはり災害というものは予測がつかないものです。 自分自身が被害に遭ってしまうことも想定しておかなければなりません。 ご自身が操作を熟知しておくのはもちろんですが、家族や社員間で操作方法を徹底して共有しておく必要があります。 そうすることでパニックや業務ストップの被害を最低限に抑える事ができます。

BCPの策定をしたい

BCP（事業継続計画）とは、企業が災害や火災など、緊急事態に遭遇した場合に事業資産の被害を最小限にとどめつつ、中核となる事業を早期に復旧させるためにはどのような行動をとるべきなのか、その方法や手段を事前に決めておく計画のことを言います。安否確認システムには安否情報を収集し分析する機能が備わっているものが多いので、それらの機能を活用することで災害時にどのような行動をとったかということを実際の分析データに元づいて把握できます。

通信手段を確保できる

満員電車に乗っていると電波が遅くなる場合があります。 これは一部のエリアで大量のユーザーが回線を利用するため起こってしまう現象です。 災害が発生した時も同じ事が言えます。例えば施設内で災害被害に遭ってしまった場合、その建物内にいる人たちは一斉にスマホを開いて家族や会社と連絡を取ろうとし、結果回線速度が著しく遅くなってしまいます。これがいわゆる回線がパンクしている状態です。

そんな時に安否確認システムであれば家族や社員との連絡を行うための通信手段として機能してくれるので、安心して安否確認作業を行うことができます。

状況に応じて従業員一人一人に対して指示が行える

安否確認システムには、登録されている従業員のメールアドレスや電話番号に対して管理者が細かく指示を行う事ができるものも用意されています。 また、位置情報機能を搭載したモデルなら全員の位置を把握しつつ、1人1人に合った正確な指示を行うこともできます。

自動配信のため迅速かつ正確に安否確認ができる

災害発生時の安否確認にはスピードと正確さが非常に強く求められます。 安否確認システムでは、地震や津波などの災害が発生した際に自動で安否確認メールをユーザーに対して配信してくれる機能が搭載されているため、家族や社員に対して迅速に安否確認をすることができます。

規模や従業員に適したシステム選定が必要

安否確認システムを導入する際に最も考慮すべきなのは費用感や会社の規模感です。 高額プランにしか用意されていない機能が欲しいがために、40人規模の中小規企業が200名プラン向けのパッケージを選んでしまうのはかなり非効率です。 もしも、今のプランでは実現できないが他プランに欲しい機能があった場合は、一度サービスを提供している企業に聞いてみるといいかもしれません。

また、現在では大概の人がスマートフォンに移行していると思うので心配はいりませんが、社員の方がよく使う連絡手段で安否確認が行える必要があります。従来のフィーチャーフォンを利用している人も一定数は存在しているので、社内でアンケートを取るなどして全員にしっかりと利用できる環境を提供できるようにしておかなければなりません。 そのため自社のスタイルや規模にマッチしたシステムを選定することが大切です。

自社のPCやネットワークが被災した場合は利用できなくなる可能性がある

もしも災害発生時にPCに瓦礫が落ちてきて使えなくなってしまったら？もしも避難している最中に携帯を落として破損させてしまったら？このように災害対策を行う上では「もしも」のことを常に念頭に置き災害と向き合う必要があります。 そのため、災害が発生した時を想定して、二重・三重の対策を練っておくことが大切です。

安否確認システムとは、企業が抱えているサーバーのシステムによってお客様のもとへ安否確認の連絡を行なっているシステムです。 しかし、サーバーそのものが被害に遭ってしまっては元も子もありません。 実際はサーバーが被害に遭っても予備電源に切り替わり早期な復旧が行われると考えられますが、最悪の事態に対処するために視野に入れておく必要があります。

もしも自社が導入している安否確認システムが稼働しなかった場合、社員間や家族の間で大混乱を生んでしまう可能性が十分に考えられますよね。 万が一機能しなかった場合は、焦らずに落ち着いて行動する事を心がけたり、アプリ版のあるモデルであれば複数の端末にインストールしておいたりして対策を行なっておきましょう。 いずれもデバイスを問わずに安否確認ができるサービスを選ぶことが大切です。

提供側の環境に依存する

アプリ版のみやWEB版のみなど利用できる端末が限られている場合は注意が必要です。 WEB版のみは社内であればそれほど問題はありませんが、それが家族間だった場合はサイトにアクセスする手間がかかったり、安否確認の通知がメールなどでしか受け取れなかったりといった問題が生じてしまいます。 現代においてスマホ・WEBの両方に対応したサービスを選ぶことは必須と言えるでしょう。

安否確認システムを導入する前に知っておくべきこと

災害発生時の司令塔を決めておく

台風などの比較的被害の少ない規模の場合に出社するか否かの判断を決める人が必要になってきます。 自社の社員やその家族の安全を確認することが最優先ではありますが、命に関わるような事業を行なっている企業では一刻を争うので、事業継続が可能であるか否かを即時に判断をする必要に迫られます。 緊急対応を要しない企業の場合、例えば危険を鑑みて社員の出社を控えさせるか、それとも出社させるかなどを検討しなければいけません。 有事の際に決断を下し復旧のめどをつけるためにも従業員に判断を下せる司令塔を決めておくことが大切です。

安否確認システムを導入するにあたって訓練を行う

もしもの時のためにあらかじめ社内や家族間で訓練を行っておくことはとても大切です。 避難訓練を実施するのがおすすめです。実際に安否確認メールを配信して従業員に回答してもらうという流れを確認できるので、もしものための備えになります。 日常業務の連絡手段としても活用できる製品が出ていますので、日常からツールの使い方に慣れておき、有事の際に使い方がわからないことがないようにしましょう。

使い方について社内で共有し合う

命に関わるので操作方法については利用者全員が理解しておく必要があります。 そのため社内でのマニュアルや情報の共有などが大切です。 1人でもモレや抜けが無いように、それぞれの端末を想定した操作方法の共有は徹底しておくともしもの時でも安心です。

自社に合った製品を選ぶ事が大切

災害時には正確な情報をいち早く伝える事が最優先事項となってきます。 安否確認システムではそれを実現することができるのが１番の強みです。 しかし数多くある製品の中から選ぶのはどうしても大変になってきてしまいます。 そこで今回ご紹介した特徴を元に、自社に合った製品を検討してもらえると幸いです。